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A Gestão do Tempo como ferramenta de melhoria de produtividade

August 3, 2018

  

Muitas vezes chegamos ao final do nosso dia com a sensação de que não cumprimos todas as atividades que deveríamos. Nos sentimos cansados pelo esforço que empreendemos em cada uma de nossas tarefas, no entanto, sem ter uma produtividade eficaz, como se faltassem horas em nossos dias para que pudéssemos realizar tudo que nos propomos.

 

Sabemos perceber que algo está errado na nossa gestão de tempo, mas muitas vezes nos perdemos na forma de organizar nossas ideias e atividades e acabamos atropelando etapas, ou, ainda pior, ficamos sempre com várias tarefas inacabadas, sem conclusão, o que acaba acumulando ainda mais afazeres para o nosso dia e diminuindo assim a nossa qualidade de vida.

 

Mas o que de fato é uma gestão de tempo?

 

A gestão do tempo é o ato de planejar e organizar a forma que nosso tempo deverá ser dividido entre as atividades que precisamos executar, mensurando o tempo que devemos despender para cada uma das tarefas que vamos executar, estejam elas dentro de um cronograma de atividades ou ainda contando com imprevistos que estamos suscetíveis a passar em nosso dia a dia.

 

Quantas e quantas vezes iniciamos diversas atividades no nosso dia sem que houvesse uma conclusão, ou, quando concluímos, temos a certeza que não desempenhamos o melhor que podemos ser, que não demos o nosso melhor?

 

Isso pode acontecer, porque, de uma forma globalizada, lidamos diariamente com várias situações que não estavam previstas, apagando pequenos ou grandes incêndios e muitas vezes sem saber priorizar o que de fato deve ser tratado como prioridade, sem saber inserir na rotina previstas, os imprevistos que a vida corporativa ou pessoal trazem.

 

Agora vem a parte mais complicada para solucionar o problema e gerir melhor nosso tempo, que é a identificação dos gatilhos que nos fazem gastar nosso tempo de forma pouco produtiva e eficaz, não só no nosso ambiente corporativo, mas também na nossa vida pessoal.

 

Sabemos que com o avanço tecnológico cada vez mais pessoas tem acesso ao uso de celulares, computadores, tablets, entre outros, mas será que o uso dessas ferramentas está sendo feito de forma correta, para trazer melhoria para os nossos dias, ou apenas para fazer com que nosso tempo produtivo prejudicado pelo uso de nossas redes de relacionamento online.

 

Quantas vezes do nosso dia paramos alguma atividade que estamos executando para conferir as mensagens/e-mails que recebemos ou ainda, não silenciamos aqueles inúmeros grupos de whatsapp e os mesmos ficam apitando e chamando nossa atenção no decorrer do nosso dia.

 

Será que não seríamos mais produtivos se conseguíssemos deixar nossa curiosidade de lado e estipulássemos momentos do nosso dia para ler as mensagens/e-mails que recebemos? Para aprendermos a identificar as reais prioridades do nosso dia, fazendo, inclusive uma lista de atividades a serem executadas por sua ordem de importância e tempo estipulado para a entrega. Mas, será que esse é o único vilão do nosso consumo indiscriminado de tempo, muitas vezes sem produção?

 

Será que não seríamos mais produtivos se conseguíssemos delegar tarefas, dizer não e não sermos somente acumuladores de função? Para assim focarmos na qualidade da nossa prestação de serviços e não só na nossa quantidade de trabalho.

 

Ainda, será que não seríamos mais produtivos de conseguíssemos fugir da procrastinação? Podemos mudar a mentalidade sobre atividades de maior complexidade ou sobre as menos prazerosas, que são, sem dúvida as maiores causadoras da procrastinação. Uma boa dica é pensar no porque daquela atividade ser importante e qual o seu resultado que aquela tarefa pode trazer em curto, médio e longo prazo. Podendo, inclusive, dividi-la em etapas ou ainda delegar responsabilidades.

 

Importante salientar a necessidade de estipularmos um prazo final para a execução de cada uma das nossas tarefas e trabalharmos com esse tempo para a entrega do serviço, evitando estresse e fadigas pelo não cumprimento de prazos.

 

Fato é que, nosso ritmo de trabalho mudou e a quantidade de tarefas que desempenhamos aumentou, vale sempre agendar todos os nossos compromissos de acordo com seu grau de urgência e importância, deixando inclusive tempo livre no dia para caso aconteçam imprevistos, evitando sempre fazer várias atividades ao mesmo tempo.

 

Aprenda sempre a fazer pausas no trabalho. Nosso cérebro recebe diariamente uma quantidade absurda de informações, que por vezes não conseguimos organizá-las dentro de nós por falta de tempo. Quando perceber que está totalmente atolado nos afazeres e não conseguir sair do lugar, pare, tome um café, respire, acalma seus pensamentos e só depois disso volte a executar sua função, que, com certeza terá mais produtividade.

 

Tentamos com esse artigo leva-los a reflexão sobre a qualidade do uso do seu tempo. Claro que cada pessoa tem que encontrar à sua maneira para melhor fazer o Gerenciamento do seu Tempo. Nunca se esqueça que todos nós temos a mesma focoquantidade de tempo diária, 24 horas, e, o que diferencia a produtividade de cada pessoa é saber utilizar melhor o tempo que tem, e, independentemente do número de tarefas que se tenha pela frente, sem foco não há como administrar o tempo.

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