Franqueadora

Av. Manoel Ribas, 2.611, Mercês - Curitiba - PR               

[41] 3107 1530

Temos unidades franqueadas em todo o país.

September 2, 2019

Please reload

Posts Recentes

Como ter o controle dos seus processos. Da planilha Excel ao Software de Gestão, tudo o que você precisa saber!

Que o controle de prazos e audiência nos escritórios de advocacia é uma tarefa basilar todos já estão cansados de saber, anota-se os prazos na agenda, lê-se as publicações no Diário Oficial, lança-se prazos na pauta semanal e finalmente, inclui-se na planilha do Excel as movimentações processuais. Até aí tudo bem!

 

O escritório cresce, as demandas aumentam, a cada dia chegam novos clientes, ou talvez um cliente com contencioso de massa e de repente, ocorre um crescimento de processos em exponencial.

 

E agora? O que fazer?

 

 

Ter o controle de todos os processos existentes no escritório é de extrema importância para o seu bom funcionamento, bem como, para a segurança do escritório como um todo, desde o cliente (sim, o cliente faz parte do escritório e deve ser tratado dessa forma), passando pelo advogado, que precisa se programar para elaborar o prazo até a pessoa responsável em protocolizar o mesmo.

 

O controle de processos é importante também para que os advogados possam ter uma visão integrada do escritório, avaliando, dessa forma, a “saúde” da sua carta de clientes, tomando percepção e decisões acerca de quais os processos que serão tratados como “estratégicos” (aqueles cujas decisões poderão impactar em outras ações de uma mesma empresa, por exemplo), ou quais os impactos que aqueles processos trarão para seu cliente (processos de alto, médio e pequeno impacto).

 

Tão importante quanto a “saúde” da carta de clientes, é também o seu “prazo de validade”, com o controle eficaz dos processos, o advogado conseguirá ter uma visão geral de suas demandas, podendo, até mesmo, se planejar de forma estratégica para o término de determinas ações que lhe traziam certa rentabilidade e com a extinção das mesmas, tal rentabilidade poderá cair, assim, poderá atuar de forma estratégica, através de uma gestão jurídica satisfatória.

 

O controle de processos é apenas uma das muitas ferramentas trazidas pela gestão jurídica, que é, diga-se de passagem, vital e inevitável para que o escritório de advocacia possa se expandir e principalmente, fortalecer sua marca para se manter no mercado, que está cada vez mais exigente.

 

Além do controle de processos, não podemos esquecer que existem as tarefas administrativas, de igual importância. Ainda que tais tarefas não digam respeito aos processos em si, são essenciais para a gestão do escritório. Logo, é importante que todos os colaboradores e também o gestor, façam um bom controle de prazos e uma boa gestão de processos. Essa organização é a responsável em garantir uma maior qualidade aos serviços e fazer com que o escritório se torne mais competitivo no mercado jurídico.

 

É muito comum que as bancas iniciem essa organização com a ajuda de uma Planilha Excel, o que é bom, já que se consegue manter o controle dos processos, acompanhar movimentações processuais, verificar audiências, prazos e também, quais os próximos passos a serem tomados.

 

Ocorre, no entanto, que o uso das planilhas no Excel apesar de ser uma boa opção, é muito limitada. Conforme o escritório vai crescendo e a demanda vai aumentando, o uso das planilhas se tornam demasiadamente trabalhoso, necessitando, por vezes, que uma pessoa fique designada somente para esta tarefa, não só para cria-las como também para mantê-las atualizadas (muitíssimo importante). Todo o serviço é feito de forma manual, inclusive a captura das movimentações extraídas da internet, como ultima movimentação, atualização do valor da causa e do valor executado, por exemplo.

 

A diferença entre o uso da planilha e do software, é que na primeira opção as chances de ocorrer erros são muito altas. Uma pessoa com muitas demandas no mesmo dia, audiência, atender clientes, fazer outras tarefas, por exemplo, pode esquecer de incluir determinada informação na planilha, ou simplesmente não ter tempo. Isso compromete o regular andamento das tarefas, já que nem todas as informações estarão atualizadas na planilha.

 

Em escritórios que possuem um número de processos pequenos, a planilha pode ser uma boa opção e mais barata também, já para escritórios que possuem uma demanda maior, o ideal é que se invista em um software.

 

Um dos pontos negativos do uso de planilhas é que, quando as informações são adicionadas e manipuladas por mais de uma pessoa, aumenta-se muito o risco de se perder informações importantes, já que, uma vez alterada, não se pode reverter os dados que ali estavam contidos, e mais, não há a opção de parametrizar as planilhas possibilitando que algumas pessoas (estagiários, por exemplo) incluam informações, mas que fiquem limitadas quanto às possibilidades de exclusões.

 

Na hipóteses de exclusão de dados, a perda poderá ser definitiva, e nessas situações, para que seja possível identificar o problema, se gastaria muito tempo e trabalho por parte do gestor, o que tornaria o trabalho praticamente inviável.

 

Ainda que o uso das planilhas seja satisfatório, dada as devidas proporções, com o advento dos softwares de gestão para advogados, inegável que o trabalho de criar e alimentar planilhas se tornou automatizado, muito mais rápido e principalmente, seguro.

 

Um dos pontos positivos de se aderir a um software de gestão, é que não será mais necessário que você delegue a função de atualizar planilhas de milhares de processos a uma ou mais pessoas, podendo otimizar sua produção, realocando esse recurso humano para áreas em que a produção seja significante.

 

Falando em obtenção de movimentações processuais e atualização de dados sobre o processo, uma vez cadastrado no software, existe uma opção de que, de forma automática, seja feita a captura dessas informações direto dos sites dos Tribunais para o seu software, sem a necessidade de alguém para fazer esse trabalho de forma manual, reforço, muito mais rápido e seguro.

 

A, mas pera aí, a tecnologia substitui o ser humano então? Não, claro que não!

 

Ainda que se tenha um software de gestão, é necessário que a pessoa que for utiliza-lo passe por um treinamento, oferecido pelas próprias empresas que vendem o produto, para que possa utiliza-lo da forma mais eficiente possível, extraindo dele todos os recursos possíveis. Ou seja, é preciso que uma pessoa fique encarregada de gerir esse software.

 

Entendi, mas e como é que eu faço para utilizar um software no meu escritório?

 

Bem, como existem inúmeros softwares de gestão no mercado, o mais indicado é que antes de investir em um desses produtos, o advogado busque uma consultoria especializada em gestão jurídica, que, por entender melhor do assunto, poderá fazer uma indicação daquele que melhor se adequa às necessidades específicas do escritório.

 

Portanto, além da segurança e da otimização dos serviços, devemos levar em conta, também, a grande competitividade existente no mercado jurídico, e é inegável que aquelas bancas que buscam se informatizar, com toda certeza, saem na frente.

 

A utilização de um software jurídico torna automatizada as atividades da equipe, bem como, faz a gestão dos prazos de forma automática, há também a possibilidade de se gerar relatórios mais completos, o que pode ser utilizado na organização dos escritórios e ainda, além de auxiliar na criação de metas do escritório pode ser um diferencial para o seu cliente.

 

Sendo assim, diante de todo esse acervo tecnológico que nos é oferecido e que vem para facilitar nossas atividades do dia-a-dia, inevitável não concluir que o uso do software de gestão além de essencial é muito mais seguro que o uso de Planilha Excel para aqueles escritórios que buscam ter um crescimento exponencial.

 

Lembre, diante de um mercado que possui uma concorrência acirrada, a informatização do escritório é de suma importância para que se galgue novos patamares, já que, para se conseguir atrair mais clientes você precisa estar preparado para recebe-los.

 

Sendo assim, imprescindível para a organização da banca a informatização dos procedimentos, de modo a facilitar uma gestão de qualidade. Esta visão e a gestão são responsáveis em fazer com que o escritório cresça de forma rápida em pouco tempo, já que se prepara para receber qualquer porte de cliente, desde os que tragam poucos processos até aqueles que trazem um contencioso de massa, fazendo com que o escritório se torne referência de qualidade no mercado jurídico.

 

Então quer dizer que basta a gestão para que o escritório cresça rapidamente e se torne referência no mercado jurídico? DEFINITIVAMENTE NÃO!

 

Partimos aqui do pressuposto básico de que os escritórios possuem advogados competentes e que presem pela excelente produção intelectual, uma coisa não exclui a outra, por óbvio, é importante a aliança entre gestão e conhecimento jurídico de excelência.

 

Lembrem-se, as planilhas podem ser úteis e apresentar uma boa solução para aqueles escritórios que possuem poucos processos, ou, em curto prazo e em um primeiro momento, porém, se o escritório almeja crescer dentro do mercado jurídico, terá que optar pelo uso de um software de gestão, já que as planilhas não conseguem comportar a complexidade dos processos e também quanto a própria administração do escritório.

 

Repense sobre o que é melhor para a produtividade da sua equipe e a otimização do seu escritório.

Share on Facebook
Share on Twitter
Please reload

Please reload

Procurar por tags