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A importância dos Fluxos de Trabalho para os Escritórios de Advocacia

October 16, 2018

O termo “Estratégia” tem sua origem na aplicação militar. Por isso, originalmente, estratégia é conceituada como “a arte militar de planejar e executar movimentos e operações de tropas, navios e/ou aviões, visando a alcançar ou manter posições relativas e potenciais bélicos favoráveis a futuras ações táticas sobre determinados objetivos. (FERREIRA, 2005).

 

Trazendo para o universo jurídico, conforme a autora Samantha Albini (pág.75), menciona que, “para assegurar um caminho de consolidação e crescimento permanente, é crucial que o escritório ou departamento jurídico implementem o planejamento estratégico, com metas de curto, médio e longo prazos em todas as áreas”, fazendo-nos refletir que para a implementação de um bom plano de negócios para o escritório de advocacia ou departamento jurídico, mostra-se essencial que traçamos os caminhos que desejamos trilhar profissionalmente, com uma estratégia bem estruturada onde possamos “planejar” e “executar” a nossa visão global de negócio, através da identificação de uma Visão, Missão e Valores muito próximas com aquilo que almejamos alcançar na advocacia.

 

Com base nesta parte introdutória que queremos demonstrar que o uso e aplicação de “fluxogramas” na rotina de um escritório de advocacia torna-se uma ferramenta muito útil para traçarmos uma rotina de trabalho mais eficiente, dando mais visibilidade e segurança no dia a dia de um escritório de advocacia.

 

Podemos, perfeitamente, usar os fluxos de trabalho como uma ferramenta de apoio na regulamentação das normas e procedimentos internos, por exemplo, pois o uso desta ferramenta pode nos mostrar como a lógica de negócio realmente funciona, dando uma visão mais sistêmica do escritório de advocacia, podendo nos auxiliar de várias formas, dentre algumas destacamos:

 

  1. GESTÃO DO TEMPO: Com um fluxograma bem detalhado é possível medir o tempo que será exigido para que cada tarefa seja cumprida, tornando-se possível verificar os recursos que serão usados para o desempenho de tal, bem como seus custos monetários e operacionais;

  2. EFICIÊNCIA E PRODUTIVIDADE: Com um bom fluxo de trabalho também é possível identificar ineficiências e/ou retrabalhos, ou seja, conseguimos analisar, com precisão, o que está errado com a nossa rotina de trabalho, podendo propormos melhorias em nossa rotina, impedindo assim, o surgimento de pontos fracos, gargalos, redundâncias;

  3. PROCEDIMENTOS DE TRABALHO: Uma função extremamente importante para nos auxiliar numa gestão eficiente do escritório, pois demonstra que somente concluindo todas as etapas de uma tarefa anterior é que estaremos aptos a passar para a tarefa seguinte, sendo uma ótima ferramenta para implantar também o Manual de Normas e Procedimentos internos do nosso escritório ou departamento Jurídico;

  4. PADRONIZAÇÃO, QUALIDADE E SEGURANÇA: é uma excelente ferramenta para nos auxiliar na importância e necessidade de padronizar o uso de documentos para facilitar o treinamento e integração de novos funcionários;

  5. IDENTIFICAR E CONTROLAR RISCOS: Com um fluxograma bem alinhado à realidade do escritório podemos antecipar assim, algum vício ou imperfeição do fluxo de trabalho, auxiliando assim, na minimização dos riscos da operação, resolvendo um possível problema antes mesmo do mesmo ocorrer;

  6. PADRONIZAR ROTINAS DE TRABALHOS ENTRE MATRIZ E FILIAIS: A partir do momento que conseguimos identificar e implantar um padrão de sucesso nas rotinas de trabalho, replicá-los em outras unidades e/ou filiais se torna muito simples, agregando valor ao escritório, pois independente da região e/ou quantidade de filiais que o escritório venha a pertencer, todas as filiais terão o mesmo modelo de negócio, ficando evidente uma Visão, Missão e Valores organizacionais bastante sólidos e perceptíveis a todos;

  7. ALINHAR A T.I. COM AS NECESSIDADES DO NEGÓCIO: Podemos também, com o uso de “fluxogramas” gerar requisitos funcionais para desenvolvimento de novos sistemas ou alterações em sistemas existentes, sendo uma ferramenta facilitadora para elaboração de Work Flow, por exemplo;

  8. INDICADORES DE DESEMPENHO DOS SERVIÇOS: Com a implantação de um fluxo de trabalho bem elaborado pelo escritório, se torna muito mais fácil entendermos a lógica e a própria rotina do nosso negócio, possibilitando, assim, analisarmos os relatórios internos, analisar se o desempenho dos serviços está sendo satisfatório e implantar melhorias sempre que necessárias, de forma fácil, rápida e acessível para todos os funcionários;

  9. RELATÓRIOS INTERNOS: Você conseguirá obter o Controle das Informações, umas das mais importantes entre todas, pois para se ter uma gestão eficiente do escritório torna-se imprescindível que detenhamos o controle das informações, pois só assim, teremos a capacidade de alinhar e garantir que nosso escritório encontra-se realmente atrelado à nossa Estratégia Global, ou seja, com nossa Missão, Visão e Valores.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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