Produtividade X Desorganização

A realidade de grande parte dos gestores ou empreendedores advogados é a jornada de trabalho de 12, 14, 17 horas diárias. Muitos ainda com a rotina de trabalho aos finais de semana e a estressante sensação de não estar cumprindo todas as tarefas que lhe competem.

E a justificativa é sempre a mesma, reduzir custos, trabalhar por dois e a necessidade de ser multitarefa.

Multitarefa é a pessoa que pode concentrar-se em várias demandas ao mesmo tempo, e é comum alguns profissionais inclusive colocarem nos seus currículos essa “aptidão”.

Entretanto, segundo pesquisa da Universidade de Utah, nos Estados Unidos, só 2,5% das pessoas no mundo são capazes de levar adiante mais de uma tarefa por vez, são as chamadas de supertaskers, as demais 97,5% normalmente terão dificuldade em atuar simultaneamente em mais de uma tarefa e com isso, terão problemas de produtividade.

Assim temos duas palavras chaves para ter produtividade:

• Foco

• Organização

Exatamente, estas são as duas premissas para aumentar a produtividade.

O foco é necessário para que a tarefa seja cumprida de forma célere e eficiente, evitando erros, superficialidades e revisões. Dessa forma, ao iniciar uma tarefa, bloqueie interrupções, distrações.

Dicas para manter o foco:

• Desligue o telefone ou desvie as ligações para outra pessoa;

• Não atenda a equipe ou colegas para tirar dúvidas

• Desligue as notificações de programas e aplicativos

Pesquisas apontam que uma pessoa que desvia o foco da tarefa em execução, perde aproximadamente 25 minutos para retomar a atenção anterior.

Organização é necessária para que você consiga ater-se às prioridades, delegar tarefas, e cumprir pontualmente os compromissos. Assim, uma agenda é sua primeira aquisição.

Preferencialmente a agenda deve ser eletrônica e em nuvem, para que você tenha acesso a ela a qualquer tempo, em qualquer lugar, através do computador, tablets ou smartphones.

Nela você vai inserir todos os seus compromissos (pessoais e profissionais) afinal de contas, uma pessoa deve utilizar uma agenda.

As tarefas que não precisam ser feitas por você devem ser delegadas.

Veja que delegar é diferente de largar: oriente a pessoa que executará a tarefa, informe todos os detalhes da tarefa e seja claro acerca das suas expectativas, agende o prazo de retorno e acompanhe o seu integral cumprimento.

E ainda, mantenha sua mesa organizada, evite papeis espalhados que podem esconder um documento importante ou uma tarefa pendente.

Para conseguir colocar isso em prática, aumentando sua produtividade pergunte-se: O QUE ME MOTIVA?

Essa é a pergunta que você precisa responder todos os dias a fim de conseguir organizar sua rotina: dessa forma será mais fácil vencer as muitas tarefas do dia e aproveitar melhor seu tempo.

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