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September 2, 2019

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Planejar é intuitivo, alcançar é dedutivo.

Todas as tarefas importantes que realizamos diariamente são minimamente planejadas.

 

É realmente intuitivo imaginar de que forma concluiremos uma missão, ao menos verificamos as premissas básicas necessárias para dar cabo do trabalho, explico: Você foi convidado para expor um trabalho, fazer uma palestra aos membros do escritório em que atua, inclusive os sócios. Intuitivamente imaginará a melhor forma de abordar o tema, mas isso é suficiente?

 

 

Claro que não. O bom planejamento verifica o passo a passo e os detalhes da incumbência. E mesmo isso não é o suficiente, além do planejamento é preciso pôr em prática, checar eventuais falhas de planejamento e corrigi-las com tempo suficiente para que o evento seja um sucesso, para que o resultado seja atingido.

 

Há uma ferramenta de gestão da qualidade que se chama PDCA, do inglês Plan – Do – Check – Act (ou Adjust), gosto de pensar no método, popularizado por William Edwards Deming, como 4 passos para o sucesso, senão vejamos.

 

Primeiro passo: Planejamento.

 

O planejamento deve ser minucioso, é necessário observar e conhecer o trabalho que será executado e prever todos os detalhes para a boa execução. No nosso exemplo que trata da apresentação aos membros do escritório, é necessário verificar a melhor forma de expor o tema tratado, quanto tempo essa exposição vai durar, quais as perguntas que devem ser respondidas, a necessidade de uma apresentação de slides, materiais que serão utilizados, sala disponível, público-alvo, quantidade de pessoas na plateia, coffee break, ensaio. Muitos são os detalhes.

 

Segundo passo: Execução.

 

Todo planejamento deve iniciar o Plano de ação, que contempla a forma como a tarefa será executada.

 

No caso em tela, é a apresentação em si, mas antes podemos falar em um ensaio para a checagem do material e local. Caso não seja possível, é necessário manter um plano B para eventual imprevisto. É importante ter a possibilidade de corrigir as falhas para continuar em frente.

 

Terceiro passo: Checagem

 

Durante a execução do plano de ação é importante checar os pontos críticos para eventuais correções. Esse alinhamento é essencial para o atingimento do objetivo de tal sorte que sem a verificação dos pontos de melhoria o objetivo pode não se concretizar, ou o caminho pode não ser o mais adequado.

 

Para a apresentação que tratamos, o ideal é chegar mais cedo ao local do evento, testar o som, as ferramentas para a projeção dos slides, verificar se o coffee break está em ordem, iluminação, sala, enfim, todos os preparativos para uma boa execução. Inclusive a calma e voz do palestrante. E feito isso, tudo pronto? Ou há algo errado?

 

Quarto passo: Ajustes / Proposta de melhoria

 

Com a verificação constatou-se que há um ponto fora da curva.

 

Um detalhe que pode comprometer o resultado pretendido, alterando o perfeito atingimento da meta ou mesmo comprometendo totalmente o resultado esperado.

 

A checagem se presta justamente para possibilitar o realinhamento ou ajustes para manter o plano de ação ou mesmo modifica-lo positivamente para o melhor resultado possível. Eventualmente pode-se concluir que a alteração do plano de ação pode levar à meta com menores custos; e nesse caso, válido é o realinhamento.

 

É possível também que a checagem evidencie uma falha que compromete definitivamente o resultado, mas, antes a verificação prévia, pode ser corrigida para manter-se a busca pelo objetivo.

 

Em nosso exemplo, suponhamos a constatação da falha no equipamento de som.

 

Sem áudio, impossível atingir o bom resultado: a apresentação. Por isso, com a correta verificação dos pontos chaves, possível se torna a correção do problema e o atingimento da meta.

 

É muito comum o planejamento intuitivo ou mesmo aprofundado de um assunto, mas é também muito comum a falha na execução.

 

Isso porque no decorrer do trabalho as pessoas perdem o foco (a visão do resultado) e deixando-se absorver pela execução da tarefa, sem a verificação do cronograma, das responsabilidades, checagem dos pontos chaves, correção de eventuais falhas.

 

Quem nunca iniciou um dia no trabalho com um básico planejamento de tarefas e, ao final desse dia, concluiu que não finalizou nenhuma? É para se pensar... E se isso é uma rotina? Não está faltando o planejamento? E basta apenas pensar no que fazer?

 

Quais as ferramentas que levam o pensamento para execução de tarefas a se tornar o planejamento estratégico?

 

Para aprender a ALCANÇAR OS RESULTADOS, consulte-nos: danielle@radardagestão.com.br; acesse nosso site: www.radardagestao.com.br e acompanhe nosso newsletter.

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