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Ferramentas de gestão: PDCA nos escritórios e departamentos jurídicos

November 1, 2017

Provavelmente você já tenha se questionado: O que pode diferenciar meu trabalho no mercado jurídico? Tendo em vista que atualmente o número de advogados inscritos regularmente na OAB corresponde a 1.052.946 (um milhão e cinquenta e dois mil novecentos e quarenta e seis)[1] e que afora estes profissionais temos os bacharéis em direito, conclui-se que a reflexão é válida.

 

 

 

Podemos dizer que dentre os diferenciais é de grande valia atentar para uma prestação de serviço com qualidade, pois em nada adianta ter um serviço ágil e sem qualidade ou com valor atrativo e sem qualidade, nos dias atuais a qualidade é item que o cliente entende que deve ser intrínseco em todos os serviços. A repetição e melhoria contínua dos processos resulta na excelência, mas esta deve ser permanentemente conquistada.

 

Para colaborar com a produção de um serviço/produto de qualidade a gestão traz ferramentas que tem aplicabilidade nos escritórios e departamentos jurídicos, uma delas é o ciclo PDCA. Uma sigla em inglês que corresponde a Plan, Do, Check, Action (PDCA), ou em português Planejar, Fazer, Verificar e Agir (SDCA). A ferramenta foi efetivamente difundida na década de cinquenta por Willian E. Deming, mestre da gestão da qualidade.

 

Na prática essa ferramenta é utilizada para a resolução de problemas visando elevar o nível de gestão e a melhoria contínua dos processos, dessa forma é um ciclo que após implantado deve ser mantido como um círculo continuo.

 

  • Planejar (Plan): Neste estágio o objetivo é identificar o problema de forma objetiva, estabelecer as metas, analisar causas prováveis e soluções possíveis através de um brainstorming e os processos envolvidos e pautar o plano de ação.

  • Executar (Do): Colocar o planejamento em prática, e ter o cuidado para executar as atividades exatamente como planejadas sem improvisos. Durante a execução documentar problemas que surgirem e coletar dados para constatação dos resultados.

  • Checagem (Check): Fase de verificação de resultados, comparar o resultado obtido com o esperado, podendo ser realizada durante a execução para identificar se o trabalho está sendo realizado de acordo.

  • Agir (Act): Nesta fase serão identificadas falhas e melhorias a serem realizadas no processo, pois a ideia é uma melhoria continua, mesmo o resultado sendo positivo, é possível identificar o que pode ser melhorado e então o ciclo reiniciará para estas novas metas e voltará para o processo cíclico.

Com o objetivo de tornar mais claro vamos utilizar um exemplo prático dentro de um escritório, mas essa ferramenta é amplamente utilizada em qualquer ramo e situação.

 

Ocorrência: Perda de prazos

 

Planejar: Qual o problema? Perda de prazos. Quais as causas? Quais as possíveis soluções? O que preciso para colocar em prática (pessoas/ferramentas)? Quem será o responsável por cada parte? Fazer o plano de ação (quem, quando, onde, quanto, por que).

Executar: Agora é hora de colocar em prática o que foi planejado na primeira etapa, em caso de ser um plano muito complexo, pode-se fazer um projeto piloto, ou seja, por exemplo começando por uma área de atuação.

Checagem: Deve ser a medição dos resultados, por exemplo se houve perda de prazos, quantos, área, motivo. Pois se a meta é perda de prazos zero, e houve a perda de prazo deverá haver ação corretiva. Lembrando que essa etapa deve ser realizada já durante a execução.

Ação: Por fim, é necessário aplicar as ações corretivas para sanar pendencias, padronizar o processo e colocá-lo em prática com efetividade, sendo sempre possível voltar ao fluxo do PDCA quando identificados novos problemas para atingimento da meta.

 

A prática do PDCA é bastante simples e pode ser utilizada para resolução de qualquer problemática, seja no escritório ou departamento jurídico agregando qualidade e efetividade aos processos o que resulta em maior segurança e produtividade.      

 

 

 

[1] Disponível em: http://www.oab.org.br/institucionalconselhofederal/quadroadvogados. Acesso em: 11/10/2017

 

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