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September 2, 2019

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5 dicas para que os procedimentos implantados sejam efetivamente cumpridos

A maior dificuldade tanto de escritórios como departamentos jurídicos ao implantar um novo procedimento é a adesão por parte dos integrantes da equipe. Não raro verificamos desconhecimento acerca dos procedimentos existentes ou mesmo resistência à mudança.

 

 

 

Fato é: procedimentos não aplicados são o mesmo que inexistentes.

E como fazer para que todos utilizem os procedimentos criados?

  1. FACILITAR A COMPREENSÃO

Para que um procedimento seja efetivo deve ser objetivo e rápido. Não adianta escrever um procedimento a ser seguido com 30 páginas.

Manuais devem conter todas as especificações e detalhes, já os procedimentos operacionais (P.O.) devem ter uma lauda, no máximo duas e possibilitar o entendimento de qualquer pessoa (ligada ou não à atividade). Para possibilitar a descrição do procedimento em uma página, um fluxograma garante fácil visualização, verificação de todas as variáveis e a síntese da operação.

  1. INCORPORAR AO DIA A DIA DOS ENVOLVIDOS

Para que um procedimento seja efetivo, o ideal é descomplicar.

Inserir várias novas providências dos usuários dificulta o trabalho, e, portanto, a aceitação. Assim, o ideal é que o novo procedimento se adeque ao dia a dia de quem vai obedecê-lo, facilitando ou igualando-se às atividades já desempenhadas

  1. DAR PUBLICIDADE

Um novo procedimento em nada agrega se não for conhecido por todos os funcionários. Sendo assim, deve ser dada ampla publicidade ao tema através de e-mails ou reuniões de equipe e ainda aos novos colaboradores.

As normas e procedimentos da empresa devem ser amplamente divulgadas e informadas aos novos colaboradores.

  1. INTEGRAR À CULTURA DA EMPRESA

Você já ouviu a frase: “Faça o que eu digo, mas não faça o que eu faço?”, esse é o clássico lema do que não fazer.

Isso porquê, para que os colaboradores entendam a importância do procedimento para a empresa o exemplo é essencial.

Dessa forma, coordenadores, gerentes e sócios devem mostrar o comprometimento e apoio às normas criadas.

  1. MOSTRAR AOS ENVOLVIDOS A SUA UTILIDADE

Por fim, mas não menos importante, os colaboradores devem visualizar a importância do procedimento proposto.

Preferencialmente, quando da formalização do procedimento, chame os envolvidos, pergunte as suas opiniões, o que dificulta e o que facilita o dia a dia daqueles que se sujeitarão ao procedimento em implantação.

Normalmente a atividade existe, o que precisamos é adequá-la a novos padrões para evitar erros.

 

Assim, nada melhor do que conversar com quem executa a tarefa e com quem diretamente a receberá.

 

Quem está na operação normalmente consegue verificar em primeira mão os problemas, chama-los para fazer parte da solução é uma forma de desenvolvimento, aprendizado e demonstra a importância de todos os colaboradores da empresa o que, no mais das vezes, garante verdadeiros multiplicadores de regras que têm sentido.

 

Essas são algumas dicas de gestão, para saber mais e implantar normas de qualidade ao seu departamento ou escritório, entre em contato com a RADAR, pelo email: danielle@radardagestao.com.br ou visite nosso site www.radardagestao.com.br

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