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A maior dificuldade tanto de escritórios como departamentos jurídicos ao implantar um novo procedimento é a adesão por parte dos integrantes da equipe. Não raro verificamos desconhecimento acerca dos procedimentos existentes ou mesmo resistência à mudança.
Fato é: procedimentos não aplicados são o mesmo que inexistentes.
E como fazer para que todos utilizem os procedimentos criados?
FACILITAR A COMPREENSÃO
Para que um procedimento seja efetivo deve ser objetivo e rápido. Não adianta escrever um procedimento a ser seguido com 30 páginas.
Manuais devem conter todas as especificações e detalhes, já os procedimentos operacionais (P.O.) devem ter uma lauda, no máximo duas e possibilitar o entendimento de qualquer pessoa (ligada ou não à atividade). Para possibilitar a descrição do procedimento em uma página, um fluxograma garante fácil visualização, verificação de todas as variáveis e a síntese da operação.
INCORPORAR AO DIA A DIA DOS ENVOLVIDOS
Para que um procedimento seja efetivo, o ideal é descomplicar.
Inserir várias novas providências dos usuários dificulta o trabalho, e, portanto, a aceitação. Assim, o ideal é que o novo procedimento se adeque ao dia a dia de quem vai obedecê-lo, facilitando ou igualando-se às atividades já desempenhadas
DAR PUBLICIDADE
Um novo procedimento em nada agrega se não for conhecido por todos os funcionários. Sendo assim, deve ser dada ampla publicidade ao tema através de e-mails ou reuniões de equipe e ainda aos novos colaboradores.
As normas e procedimentos da empresa devem ser amplamente divulgadas e informadas aos novos colaboradores.
INTEGRAR À CULTURA DA EMPRESA
Você já ouviu a frase: “Faça o que eu digo, mas não faça o que eu faço?”, esse é o clássico lema do que não fazer.
Isso porquê, para que os colaboradores entendam a importância do procedimento para a empresa o exemplo é essencial.
Dessa forma, coordenadores, gerentes e sócios devem mostrar o comprometimento e apoio às normas criadas.
MOSTRAR AOS ENVOLVIDOS A SUA UTILIDADE
Por fim, mas não menos importante, os colaboradores devem visualizar a importância do procedimento proposto.
Preferencialmente, quando da formalização do procedimento, chame os envolvidos, pergunte as suas opiniões, o que dificulta e o que facilita o dia a dia daqueles que se sujeitarão ao procedimento em implantação.
Normalmente a atividade existe, o que precisamos é adequá-la a novos padrões para evitar erros.
Assim, nada melhor do que conversar com quem executa a tarefa e com quem diretamente a receberá.
Quem está na operação normalmente consegue verificar em primeira mão os problemas, chama-los para fazer parte da solução é uma forma de desenvolvimento, aprendizado e demonstra a importância de todos os colaboradores da empresa o que, no mais das vezes, garante verdadeiros multiplicadores de regras que têm sentido.
Essas são algumas dicas de gestão, para saber mais e implantar normas de qualidade ao seu departamento ou escritório, entre em contato com a RADAR, pelo email: danielle@radardagestao.com.br ou visite nosso site www.radardagestao.com.br
