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Gestão Jurídica: Utilizando o time sheet como ferramenta

September 30, 2017

Os escritórios e departamentos jurídicos, podem e devem se beneficiar das ferramentas de gestão que agregam segurança e informação para tomada de decisões, o time sheet é uma delas. Inicialmente o time sheet era controlado através de planilhas eletrônicas, evoluindo para uma funcionalidade dentro de softwares jurídicos e também alguns aplicativos.

 

 

 

Time sheet, é uma ferramenta de controle das horas despendidas pelos colaboradores para determinada tarefa, como por exemplo o atendimento a um cliente, peticionamentos, reuniões, audiências, agendamentos de prazos, análise de publicações, pesquisas, análises de contratos, enfim toda e qualquer atividade executada.

 

Cabe salientar que o uso da ferramenta é recomendado inclusive para as pequenas equipes ou mesmo para quem ainda atua sozinho, uma vez que com ela é possível ter ciência e compreensão de onde está sendo aplicada cada hora trabalhada para um melhor planejamento das próximas atividades, além disso, muitas vezes no dia-a-dia a atribulação é tanta que o profissional nem se dá conta do tempo despendido para determinado cliente e com este acompanhamento essas atividades ficarão registradas e poderão ser visualizadas com clareza.

 

Por isso, o time sheet ampara na gestão dos escritórios e departamentos jurídicos, pois é capaz de trazer tangibilidade do tempo efetivamente consumido para cada tarefa gerando dados a serem analisados e utilizados para gerenciar o negócio.

 

A ferramenta auxilia na Precificação, no caso dos escritórios é uma excelente fonte de informação do custo homem/hora (item que compõe o custo interno) para executar os serviços contratados pelos clientes, seja pessoa física ou pessoa jurídica, desta forma efetivando contratos que originem receita capaz de cobrir os custos e gerar lucro, protegendo o financeiro do escritório a longo prazo (sustentabilidade).

 

Beneficia a gestão da Produtividade e do Tempo, neste ponto é importante que os colaboradores estejam cientes do objetivo de implantação do time sheet, pois caso contrário pode não ser bem aceito e consequentemente não ser fiel a realidade.

 

O time sheet possibilita verificar o tempo necessário para cada atividade, assim estabelecendo-se parâmetros, além disso pode-se fazer um estudo para readequação e distribuição de atividades, bem como eliminar desperdício de tempo com determinadas tarefas. Com as informações decorrentes do time sheet é possível trazer para os escritórios e departamentos jurídicos maior eficácia e eficiência.

 

Na relação com o cliente, o time sheet agrega transparência, quando necessário a apresentação de relatório das horas trabalhadas para o faturamento dos serviços prestados, por vezes isso pode ser pré-requisito para a contratação.

 

Como já mencionado, geralmente as pessoas não são adeptas ao uso do time sheet, podem sentir-se vigiadas e até pressionadas por maior produção, por isso imprescindível salientar o intuito principal da implantação da ferramenta e demonstrar os seus benefícios dessa forma o uso alcançará os objetivos.

 

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