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September 2, 2019

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Aplicando o Programa 5S na Gestão Jurídica

September 26, 2017

O programa 5S é uma grande ferramenta para gestão de qualidade, esse conceito foi desenvolvido no Japão após a segunda guerra mundial.

A aplicação desse conceito pode trazer grandes resultados e por conta disso já tem sido aplicado por diversas empresas brasileiras. Escritórios de Advocacia e departamentos jurídicos também podem se beneficiar com a aplicação dessa metodologia.

 

 

A filosofia compreende cinco palavras japonesas que iniciam com a letra S: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Para melhor tradução em português foi acrescentado a palavra “senso” antes de cada palavra japonesa, como veremos a seguir:

 

 

 

1. SEIRI – SENSO DE UTILIZAÇÃO (Arrumação, seleção)

O foco do senso de utilização é identificar aquilo que é necessário e aquilo que é desnecessário para o seu trabalho. Após essa identificação, a tarefa é desfazer daquilo que é desnecessário e utilizar de forma mais adequada o que é necessário.

Dentro do escritório, podemos iniciar essa análise na biblioteca e arquivos.

É importante selecionar com critério quais livros, arquivos e papéis são de fato úteis e quais estão apenas ocupando espaço.

Com o advento do processo eletrônico existe, por exemplo, a possibilidade de digitalizar os documentos necessários para o caso/processo e devolver os originais para o cliente, evitando o armazenamento de tais documentos no escritório. Tal medida, além de economizar espaço, evita o risco da guarda desses documentos.

 Muitas vezes existe o receio de eliminar certos arquivos antigos, uma boa idéia para isso é a digitalização deles e a posterior eliminação do acervo físico.

A aplicação do SEIRI, evita desperdício e libera espaço.

 

2. SEITON – SENSO DE ORDENAÇÃO (Sistematização, classificação, organização)

A organização é primordial para o desenvolvimento de qualquer atividade.

Dentro do ambiente de trabalho, cada coisa deve estar em seu devido lugar, pois, com tudo organizado, fica mais rápido localizar o que quer e evita o cansaço físico e mental de sair procurando determinada coisa.

Essa organização deve ser feita:

 - no ambiente físico: quando se trata de ferramentas de trabalho, material de expediente, mesas e computadores, arquivos físicos, etc.

- no ambiente virtual: arquivos digitais, parametrização no software de gestão, etc.

Além disso, podemos utilizar o senso de ordenação, também para nossas atividades.

Ao iniciar o ano, mês, semana, ou dia, crie uma lista daquilo que tem que ser feito, classificando sua prioridade, urgência e importância.

A aplicação do SEITON ajuda a manter tudo em ordem e evita desperdiçar tempo.

 

3. SEISO – LIMPEZA ( Zelo)

O objetivo do senso de limpeza é manter o ambiente de trabalho limpo e organizado. Essa tarefa se torna mais fácil quando já temos somente o que é necessário e de forma organizada.

Importante ressaltar que manter limpo não significa apenas limpar, mas também evitar a sujeira.

Essa limpeza engloba também a faxina da poluição visual e auditiva. 

Os ruídos que atrapalhem o desenvolvimento e a concentração no período produtivo devem ser eliminados. Deve se tomar cuidado com a iluminação, pois tem que ser boa e adequada para o desenvolvimento das atividades.

É necessário eliminar aquele monte de fios que ficam por cima da mesa, ou aquele monte de caneletas que rodeiam as portas do escritório por falta da estrutura de cabeamento adequada.

Aqui faço um apelo aos Advogados: Tenham mais preocupação com a estrutura de T.I. de seus escritórios ou departamentos jurídicos. Uma rede adequada ajuda muito na produtividade, na economia de tempo e na segurança de seus arquivos

Um ambiente limpo facilita o desenvolvimento do trabalho.

A aplicação do SEISO propicia o aumentando a criatividade, produtividade e segurança.

 

4. SEIKETSU – SENSO DE HIGIENE (Asseio, saúde, integridade)

Cada pessoa deve cuidar não só do ambiente de trabalho, mas também de si, de sua integridade física e mental.

A prática jurídica envolve prazos e responsabilidades, sendo considerada uma das profissões mais estressantes que existem e por isso o advogado deve zelar pela sua saúde. Estando com a saúde em dia poderá produzir mais.

A aplicação do SEIKETSU garante um trabalho sadio e produtivo.

 

5. SHITSUKE – SENSO DE AUTODISCIPLINA (Educação, compromisso)

Esse conceito é fundamentado no comprometimento pessoal.

É o comprometimento de agir com disciplina, aplicando não somente todos os demais princípios do 5S, mas também as normas e regras que existam tanto de forma geral como dentro do escritório.

Agir com disciplina é criar o hábito de fazer tal coisa, de seguir, por exemplo, o que está determinado no manual de procedimentos do escritório.

Outro grande exemplo que podemos trazer é a alimentação do software de gestão. Muitos escritórios não aproveitam nem metade das vantagens que o software pode oferecer por não ter a rotina de utilização e alimentação.

A aplicação do SHITSUKE contribui para a produtividade e para o cumprimento dos procedimentos do escritório.

 

 

 

 

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