A Controladoria Jurídica pode ajudar a vencer 5 desafios do escritório ou departamento jurídico

Tempo para impulsionar processos antigos

Com a correria dos prazos e entrada de novos processos, a tendência é que os processos antigos fiquem parados. Provavelmente o advogado lembrará dele apenas quando houver nova intimação e abrir novo prazo. Essa situação piora se a atuação for em Comarcas nas quais a justiça é vagarosa.

Para impulsionar os processos antigos é preciso ter tempo e é aí que entra a Controladoria Jurídica. Uma das funções da Controladoria é auxiliar a área técnica. “A Atividade técnica é toda aquela atividade que só pode ser realizada por um advogado e pode ser auxiliada por um estagiário ou assistente jurídico, ou seja, são cinco as principais: o atendimento ao cliente, o peticionamento, a atividade consultiva, a audiência e a sustentação oral.”[1]

Tudo aquilo que não se enquadrar na atividade técnica é responsabilidade da Controladoria, ou seja, o Advogado não perderá tempo se preocupando com os demais detalhes como: protocolo, emissão de guias, diligências, marcação de prazos, atualização de cópia processuais, entre outros serviços que tomam bastante tempo, tempo esse que poderia ser aproveitado para atuação técnica.

Organização de prazos e agendas fica a cargo exclusivamente do advogado que os tem que cumprir. A Controladoria Jurídica é responsável pelo lançamento de prazos e acompanhamento da agenda dos advogados. Para esse acompanhamento é fundamental que o escritório ou departamento tenha um Software de Gestão, a Controladoria será responsável pela administração do mesmo. A CJ será responsável por lembrar o advogado do prazo e efetuar o protocolo do mesmo.

Organizar os arquivos físicos e digitais

A Controladoria é responsável pela organização dos arquivos físicos e digitais, essa organização é indispensável para que se tenha o documento disponível sempre que necessário. Perder tempo procurando documentos é inaceitável, afinal tempo é dinheiro.Além disso, a organização de arquivos físicos é importante para redução de espaço.Com o avanço da tecnologia e com o advento do processo eletrônico, aumentou o uso de arquivos digitais, esses também precisam estar organizados e prontos para serem utilizados.

Avaliar o desempenho e passar feedback para clientes e empresas

De que adianta se matar de trabalhar se no final do mês seu cliente não sabe o que foi feito em seu processo? Ou pior, fica sem saber e ainda fala mal do advogado pois seu processo não anda. Essa situação é bem corriqueira pois muitas vezes o advogado não consegue dispor de seu tempo para passar uma posição para seus clientes.Com a atuação da Controladoria Jurídica, fica mais fácil manter atualizados os dados e movimentações dos processos e enviar relatórios para os clientes.1.

Reduzir custos e aumentar a produção.

Por tudo o que já foi falado acima, é fácil perceber que com a implantação da Controladoria Jurídica é possível otimizar o trabalho do escritório ou departamento jurídico para que haja maior produção.Além de auxiliar a área técnica, a Controladoria tem outro papel de extrema importância que é a Análise de Resultados.

A CJ é responsável por mostrar através de relatórios gerenciais o que de fato está acontecendo em seu escritório ou departamento, através desses indicadores é possível criar metas e planos estratégicos para que o negócio cresça ainda mais. No caso dos departamentos ficará mais fácil apresentar os resultados para as empresas. Havendo maior organização, produtividade e eficiência, a redução de custos será uma consequência visível. departamentos jurídicos. Curitiba: Juruá, 2014. Pg. 119

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